Trick of the trade
Trick of the trade
5 สิ่งที่ต้องเข้าใจ ในการนำเสนองาน
วันนี้มี coaching ลูกน้องในทีม โดยผมฝากการบ้านให้ไปคิดคำตอบมาว่า นับจากนี้ไปอีก 5-6 เดือน อยากเรียนรู้อะไรจากผมมากที่สุด เป็นเรื่องบังเอิญมาก ที่ลูกน้องทุกคนกลับมาด้วยคำตอบเดียวกันคือ อยากเรียนรู้เรื่องการทำพรีเซนต์ให้เก่งๆ
 
ต้องออกตัวว่าผมเองก็ไม่ได้ทำพรีเซนต์เก่งอะไรนักหนา ก็เลยไม่รู้ว่าจะสอนอะไรเค้าได้มากแค่ไหน เพราะเทคนิคแปลกๆนั่นก็ไม่เคยใช้เลย อย่างมากก็แค่หารูปสวยๆมาวางให้เข้ากับโครงเรื่องที่จัดลำดับไว้แล้วว่าจะพูดเรื่องอะไรก่อนหลัง แต่ละสไลด์ใส่คำไม่เกิน 10 คำ นอกนั้นก็ใช้เล่าเอา
 
แต่สิ่งนึงที่พอจะแนะนำได้คือ ก่อนจะทำพรีเซนต์ทุกครั้ง 
มีอยู่ 5 อย่างที่เราต้องเข้าใจให้ดีก่อน ไม่งั้นเราจะไม่มีทางทำพรีเซนต์ออกมาได้ดีเลย
 
1. เข้าใจเรื่องที่จะพูด
 
เรื่องสำคัญที่สุดของการจะพรีเซนต์ทุกครั้งคือ คุณต้องเข้าใจเรื่องที่กำลังจะพูดให้ดีเสียก่อน โดยผมจะแบ่งสิ่งที่ต้องเข้าใจออกเป็นส่วนย่อยคือ 1. เข้าใจภาพรวมของการพรีเซนต์ 2. เนื้อหาของทุกสไลด์ว่ามีที่มาจากไหน อย่างไร 3. ใจความหลักของแต่ละสไลด์คืออะไร และ 4. แต่ละสไลด์เชื่อมโยงกันยังไงบ้าง
 
เมื่อเข้าใจทั้ง 4 อย่างแล้ว คุณจึงจะวางโครงเรื่องและเรียงลำดับสไลด์ได้อย่างไหลลื่น อะไรที่ไม่จำเป็นต้องพูดก็ตัดออก เพราะเสียทั้งเวลาและพลังงาน
 
2. เข้าใจจุดประสงค์ของการพรีเซนต์
 
การพรีเซนต์แต่ละครั้งจะมีวัตถุประสงค์ไม่เหมือนกัน บางครั้งอาจแค่เพื่อทราบ บางทีก็เพื่อเตือน และมีไม่น้อยที่ต้องตัดสินใจเลยเมื่อพรีเซนต์จบ
 
สไลด์สุดท้ายของทุกงาน จะต้องมีบทสรุปของวัตถุประสงค์ด้วย ไม่งั้นคุยกันตั้งนานอาจสรุปอะไรไม่ได้เลย
 
3. เข้าใจคนฟัง
 
ในการพรีเซนต์งานทุกครั้ง เราต้องรู้ว่าคนฟังแต่ละครั้งคือใคร เพราะเรื่องเดียวกันแต่คนฟังคนละกลุ่ม วิธีการและเนื้อหาจะต่างกันด้วย เช่นถ้าต้องพรีเซนต์กับเจ้าของหรือผู้บริหารระดับสูง คุณต้องมีส่วนของการนำเสนอทางเลือกเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจ แต่ถ้าเป็นนำเสนอกับระดับผู้จัดการหรือระดับปฏิบัติ เนื้อหาจะเน้นเรื่องที่มา ความจำเป็น และแนวทางการนำสิ่งที่นำเสนอไปปฏิบัติจริง
 
นอกจากนั้นผู้ฟังแต่ละประเภทจะมีเวลาฟังการพรีเซนต์ของคุณไม่เท่ากัน บางรายอาจมีเวลาให้ไม่ถึง 10 นาที เพราะฉะนั้นหากคุณมัวแต่ร่ายที่มาและไม่เข้าประเด็นแต่แรก รับรองคุณได้กลับไปทำใหม่อีกรอบ
 
จำไว้ว่า ถ้าคุณไม่เข้าใจคนฟัง คนฟังก็ไม่มีทางเข้าใจคุณ
 
4. เข้าใจตัวเอง 
 
ก่อนจะนำเสนออะไรสักอย่าง ถามตัวเองแบบไม่เข้าข้างตัวเองว่ามีความรู้ในเรื่องนี้แค่ไหน หลักการคือ อย่าพูดในเรื่องที่ไม่รู้ และถ้าอยากพูดอะไรนอกเหนือจากที่รู้ ให้กลับไปดูประโยคก่อนหน้า 
 
5. เข้าใจว่าโอกาสพรีเซนต์นั้นมีน้อย ใช้สอยให้คุ้มค่า
 
ทุกคนมเวลาจำกัดและมีเรื่องมากมายเข้าหัวในแต่ละวัน เมื่อได้โอกาสพรีเซนต์อะไรใครแล้ว ต้งทำให้ตรงประเด็น สั้นและกระชับที่สุด พูดเฉพาะเนื้อหาหลักๆที่ต้องรู้ ผลกระทบของเรื่องที่เกิดขึ้น ข้อเสนอแนะและบทสรุปให้ตัดสินใจ 
 
การพรีเซนต์งานมันก็เหมือนกับกระโปรงสั้นนะครับ ต้องสั้นให้พอที่จะทำให้คนหันมาสนใจ แต่ก็ต้องยาวพอที่จะคลอบคลุมเนื้อหาที่สำคัญให้ครบถ้วน ไม่ใช่ยาวจนไม่ได้ลุ้นหรือสั้นจนใช้งานอะไรไม่ได้ การฝึกทำบ่อยๆจึงเป็นวิธีเดียวที่ทำให้คุณเก่งขึ้น
 
นอกจากที่ว่ามาแล้ว มีเทคนิคเกี่ยวกับการทำพรีเซนต์มากมายให้เรียนรู้ 
ลองไปศึกษาเพิ่มเติมดูครับ
 
Presentation is like a mini-skirt, 
short enough to retain interests, and long enough to cover the subjects.